Thisted Kommune har med afsæt i den demografiske udvikling behov for at arbejde målrettet med effektiviseringer og strukturer.
Som en del af budgetforliget 2023 blev der udarbejdet et katalog (P60), med fokus på effektiviseringspotentialer for Thisted Kommune. Den 11. oktober 2022 godkendte Thisted Kommunalbestyrelse ændringer til driftsområdet om, at en etablering af en organisering af det samlede ejendomsområde "skal bidrage til en mere effektiv udnyttelse af ressourcer på tværs af kommunen samt øge den tekniske faglige bistand og rådgivning til kommunens mange institutioner", jf. budgetaftale 2023, pkt. 173. Beslutningen om en ny organisering af ejendomsområdet er med andre ord allerede truffet, og P60 skitserer rammen for en ny organisering.
Formålet med projektet er at etablere en ny organisering af det samlede ejendomsområde således, at der sikres en mere effektiv styring af teknisk service, herunder intern og ekstern vedligeholdelse og rengøring, således at ressourcerne udnyttes bedre på tværs af forvaltninger. Projektet har til formål at minimere udgifterne i forbindelse med driften af de kommunale bygninger. Foruden den driftsmæssige besparelse, ligger der også en forventet gevinst i forhold til et mere ensartet serviceniveau på tværs af fagområder i organisationen, da der i dag er forskel på, hvilke funktioner skoler, dagtilbud, administrationsbygninger, plejecentre, bo- og aktivitetstilbud samt kulturinstitutioner har tilknyttet. Projektet vil herudover forventeligt have en række øvrige positive effekter såsom billigere indkøbsaftaler, et øget fokus på energioptimering samt øget dataanvendelse på forskellige områder f.eks. vedrørende energiforbrug.
Fælles ejendomsadministration bygger op om en model, hvor de kommunale enheder er kunder i en central ejendomsadministration, og hvor et nyt Center for ejendomme (CFE) udgør producenten, delvist bistået af private leverandører (håndværkere og rengøring) samt leverandører af vedligeholdelses-, anlægs- og byggeprojekter. Servicepersonalet er ansat i CFE, og alle private leverandører styres af CFE, jf. bilag 1 - P60.
Igangsættelsen af arbejdet med at samle ejendomsadministrationen vil pågå i 2023 i et bredt samarbejde mellem ledelse, medarbejdere og øvrige relevante parter. Af kommissoriet fremgår en beskrivelse af retning, projektorganisering samt metode for det forberedende arbejde med organisationsændringen i løbet af 2023, med det formål at Center for ejendomme træder i kraft pr. 1. januar 2024, jf. bilag 2 - Kommissorium.
Det fremtidige Center for ejendomme vil få ansvaret for følgende hovedområder, jf. bilag 2 - Kommissorium for udspecificeret liste:
- Driftsopgaver
- Serviceopgaver
- Areal- og ejendomsoptimering
- Kontraktstyring og kunderådgivning
- Rengøring
CFE vil få ansvaret for at styre og prioritere inden for ovenstående områder i tæt dialog med de øvrige kommunale enheder.
Der er udarbejdet et kortmateriale, som viser, hvilke bygninger der potentielt skal indgå i et kommende CFE samt deres geografiske placering i Thisted Kommune. Se kort for hele Thisted Kommune her og for Thisted by her. Oversigten er ikke en udtømmende eller endelig liste på nuværende tidspunkt.
Metode og inddragelse
Følgende delmål er beskrevet i kommissoriet:
- Der etableres en beslutningsdygtig projektorganisering med rette og fyldestgørende kompetencer på alle niveauer.
- Der udarbejdes analyser, der sikrer, at de beslutninger, der træffes vedrørende strukturer, organisering, fremtidigt ressourcebehov mv., foretages på et så solidt og oplyst grundlag som muligt, og hvor borgervinklen også er til stede.
- De medarbejdere og ledere (funktioner og tilbud), der påvirkes af organisationsændringen, oplever en inddragende og transparent proces med relevant involvering og mulighed for at tilgå information løbende.
- I processen vil der i 2023 være et ledelsesmæssigt fokus på etableringen af CFE i forhold til medarbejdertrivsel, fastholdelse og samarbejde / tilhørsforhold.
Organisering
Projektet er på nuværende tidspunkt organiseret i en styregruppe bestående af:
- Direktør for Børn og Familie
- Chef for Drift og Anlæg
- Chef for Skole og Dagtilbud
- Chef for Ældre
- Sektionsleder for Affald og Ejendomme
- To ledere, som repræsenterer børne- og familieområdet samt social- og sundhedsområdet
- To medarbejdere, som repræsenterer henholdsvis teknisk servicepersonale og rengøringsassistenter dækkende både børne- og familieområdet samt social-, sundheds- og kulturområdet (disse udpeges af Hoved-MED-udvalget den 19. januar 2023).
Foruden en styregruppe er der nedsat en arbejdsgruppe bestående af:
- Repræsentanter fra Skole og Dagtilbud, Center for Økonomi og Løn (personaleforhold og løn), Ældre, Kultur og Fritid, Social, Drift og Anlæg (sektionen Affald og Ejendomme) samt Kommunikation. Herforuden konsulenter fra Ledelsessekretariatet og Drift og Anlæg.
Arbejdsgruppens deltagere indkaldes løbende efter behov med henblik på at tilvejebringe en givende involvering af de respektive fagområder.
Ud over de nævnte grupper inddrages relevante aktører, som har tilknytning til skoler, dagtilbud, plejecentre, bo- og aktivitetstilbud, kulturinstitutioner samt administrationsbygninger, for at sikre en fyldestgørende kortlægning og analyse af, hvilke funktioner der i dag varetages på de respektive områder, samt hvilke perspektiver aktørerne har til det fremtidige CFE, jf. bilag 3 - tids- og procesplan.